Prozesse in NEO beistand und Beurkundung - FAQ
Häufig gestellte Fragen
Ist die Eingabe eines Von-Datums bei der Wohnanschrift zwingend erforderlich?
Ja, aktuell ist die Eingabe eines Von-Datums bei der Wohnanschrift erforderlich. Welches Datum fachlich verwendet wird, muss organisatorisch festgelegt werden. Je nach Fallkonstellation kann zum Beispiel der Fallbeginn, das Geburtsdatum, ein Einzugsdatum oder eine Information aus einem Portal relevant sein.
Wie wird vermieden, dass Klientinnen oder Klienten doppelt angelegt werden?
NEO unterstützt die Vermeidung von Dubletten über eine sorgfältige und vollständige Klientensuche. Gesucht werden kann unter anderem nach Name, Vorname, Geburtsdatum und Adresse. Falls dennoch Dubletten entstehen, können diese durch berechtigte Administratorinnen oder Administratoren zusammengeführt werden. Der nicht mehr benötigte Klientendatensatz kann anschließend gelöscht werden.
Warum muss bei der Wohnanschrift immer ein Datum angegeben werden
Ein „Von-Datum“ bei Wohnanschrift ist notwendig, um daraus Folgeprozesse in den verschiedenen Fachservices anzustoßen, beispielsweise die Überprüfung einer „Örtlichen Zuständigkeit“. Welches Datum bei der Wohnanschrift verwendet wird, muss fachlich entschieden werden. Je nach Fallkonstellation kann zum Beispiel das Geburtsdatum, der Fallbeginn, ein Einzugsdatum oder eine Information aus einem Portal relevant sein.
Kann ein Vater später geändert werden, wenn beispielsweise eine Vaterschaft angefochten wurde?
Ja, eine Änderung ist möglich. Dies kann sowohl innerhalb der Beistandschaft als auch im Klientendatensatz über die Eltern-Kind-Beziehung erfolgen.
Wie prüft NEO die Zuständigkeit bei Amtshilfen?
Je nach Regeln in der Verwaltung werden neu angelegte Vorgänge automatisch einer Sachbearbeitung zugewiesen. Aktuell können Regeln anhand von Buchstabenbereichen und Postleitzahlen eingestellt werden. Vorgänge, in denen die Zuständigkeit über diese Regeln nicht ermittelt werden kann (z.B. Amtshilfen), können in NEO durch berechtigte Personen manuell einer Sachbearbeitung zugewiesen werden.
Werden Pflichtfelder definiert, sodass bestimmte Eingaben zwingend erforderlich sind?
Ja. Wenn Pflichtfelder definiert sind, müssen diese vor dem Speichern der jeweiligen Maske gefüllt werden.
Wird das Sorgerecht automatisch geändert, wenn es zum Beispiel zu einer Beurkundung kommt?
Nein, das Sorgerecht wird nicht automatisch aufgrund einer Beurkundung geändert.
Kann die Eltern-Kind-Beziehung geändert werden, wenn das Kind zum anderen Elternteil wechselt?
Ein Umzug des Kindes ändert die Eltern-Kind-Beziehung nicht, da hier die leibliche Elternschaft bzw. Elternschaft nach Adoption dokumentiert wird.
Die Eltern-Kind-Beziehung kann aber bearbeitet werden, wenn an den erfassten Daten Änderungen/Korrekturen notwendig werden.
In der Beistandschaft wird separat angegeben, ob das Kind beim Antragsteller oder bei der Antragstellerin wohnt.
Kann der Grund für die Einrichtung einer Beistandschaft später geändert oder ergänzt werden?
Ka. Wenn zunächst nur die Klärung der Vaterschaft gewünscht ist und später zusätzlich Unterhalt geltend gemacht werden soll, kann dies nachträglich ergänzt werden.
Ist mit Unterhaltsvereinbarung ein Unterhaltstitel gemeint?
Die Bezeichnung „Unterhaltsvereinbarung“ als übergeordneter Begriff ist hier korrekt – und umfasst alle Arten einer Vereinbarung, ein „Titel“ bringt nur zum Ausdruck, dass der Unterhalt vollstreckbar ist.
Die Art der Vereinbarung wird später auf der Erfassungsmaske konkret erfasst.
Entspricht die Timeline der bisherigen Chronik?
Die Timeline ist ein neues Konzept in NEO. Sie dient dazu, prozessrelevante Ereignisse im Vorgang oder Fall nachvollziehbar festzuhalten. Sie greift einzelne Logiken auf, die aus bisherigen Chronikfunktionen bekannt sind, ist aber nicht 1:1 mit der bisherigen Chronik gleichzusetzen.
Ist datenschutzrechtlich geregelt, welche Bereiche Sozialleistungen einsehen oder verwenden können?
Der Zugriff ist nicht pauschal für alle Bereiche möglich. Sozialleistungen können nur in den Vorgängen verwendet werden, in denen sie fachlich vorgesehen sind und für die entsprechende Berechtigungen bestehen.
Wo werden Wiedervorlagen in NEO erfasst?
Wiedervorlagen heißen in NEO „Aufgaben“. Viele Aufgaben werden durch NEO automatisch erzeugt. Zusätzlich können Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter jederzeit manuell eigene Aufgaben für sich anlegen.
Ist eine Suche auch über das Geburtsdatum möglich?
Ja, die Suche über das Geburtsdatum ist möglich.
Ist eine Suche auch über einen Geburtszeitraum möglich?
Nein, eine Suche über einen Geburtszeitraum ist aktuell nicht vorgesehen.
Warum kann eine Person bereits als Vater bezeichnet werden, wenn die Beurkundung noch nicht erfolgt ist?
Eine rechtliche Vaterschaft kann sich nicht ausschließlich aus einer Beurkundung ergeben. Deshalb kann eine Person in NEO bereits als Vater geführt werden. In Zweifelsfällen kann dokumentiert werden, ob ein Nachweis erbracht wurde oder nicht.
Kann eine Person gleichzeitig Vorgänge in der Beurkundung und in der Beistandschaft bearbeiten?
Ja, das ist über die Rechtevergabe in NEO möglich. Eine Person kann die entsprechenden Berechtigungen erhalten, um Vorgänge in der Beurkundung und in der Beistandschaft zu bearbeiten.
Sind Urkundenvorlagen von Prosoz vorgegeben oder können eigene Vorlagen genutzt werden?
Prosoz liefert für jeden Beurkundungsgegenstand eine Vorlage aus. Diese Vorlage muss durch die Kommune angepasst und aus fachlicher Sicht auf Rechtskonformität geprüft werden. Zusätzlich können eigene Beurkundungsgegenstände und die dazugehörigen Vorlagen definiert werden.
Können Berichtigungen bei Urkunden vorgenommen werden, zum Beispiel durch einen Berichtigungsvermerk?
Solange sich eine Urkunde im Status „in Vorbereitung“ befindet, kann sie korrigiert werden. Für bereits erzeugte und im Register abgelegte Urkunden gibt es den Beurkundungsgegenstand „Korrektur“.
Wo wird das Aktenzeichen angegeben und kann der Fall auch über das Aktenzeichen gesucht werden?
Aktenzeichen werden administriert und pro Vorgang automatisch vergeben. Eine Suche nach dem Aktenzeichen ist möglich.
Auf welche Weise werden Anschreiben erstellt?
Anschreiben werden über die Funktion „Freie Schreiben“ erstellt. Dort haben Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter Zugriff auf die durch die Kommune administrierten Druckvorlagen.
Muss die Urschrift der Urkunde persönlich unterschrieben werden?
Ja. Nach dem Erstellen muss die Urkunde ausgedruckt und entsprechend unterschrieben werden.
Wie werden Direktzahlungen in NEO abgebildet?
Direktzahlungen können im Vorgang Beistandschaft als Auftragsart ausgewählt werden. Diese Auftragsart ist initial vorbelegt. Zusätzlich kann die Auszahlung über das Jugendamt ausgewählt werden. Änderungen können historisiert werden.
Können Bankverbindungen durch Mitarbeitende selbst angelegt werden?
Ja, Bankverbindungen können durch Mitarbeitende selbst angelegt werden.
Sind die Felder zur Anlage einer Beistandschaft administrierbar?
Nein, die Felder zur Anlage einer Beistandschaft sind aktuell nicht administrierbar.
Wie wird ein Kassenzeichen erstellt beziehungsweise wo wird es erfasst?
Das Format des Kassenzeichens kann administriert werden. Im Vorgang wird das Kassenzeichen im Hintergrund initial beim ersten Zahllauf einer Forderung erstellt.
Kann auch Mehrbedarf oder Sonderbedarf berechnet werden?
Mehrbedarf oder Sonderbedarf kann über Aufschläge und Abzüge bei der Erfassung der Unterhaltsvereinbarung abgebildet werden.
Wie werden Forderungen oberhalb oder unterhalb von 100 Prozent erfasst?
In der Unterhaltsvereinbarung kann die Prozentzahl nach Bedarf angepasst werden.
Erfolgt die Sollstellung nur durch einen Zahllauf?
Im Vorgang werden Forderungen auf Grundlage der erfassten Daten berechnet. Die Übergabe an die Kasse erfolgt anschließend über einen Zahllauf. Dabei werden Forderungen an die Kasse übergeben beziehungsweise entsprechende Dokumente für die Kasse erzeugt.
Ab wann kann NEO genutzt werden?
NEO steht grundsätzlich zur Verfügung. Für konkrete Informationen zur Einführung, Nutzung und weiteren Planung wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Ansprechperson bei Prosoz.
Warum nimmt die Eingabe der Daten zu Beginn so viel Zeit in Anspruch?
Bei der Präsentation wurde ein Fall von Beginn an bis zur ersten Forderung mit allen benötigten Daten für die weitere Automatisierung angelegt. Sind die relevanten Informationen einmal erfasst, kann NEO viele weitere Schritte systemseitig vorbereiten. Die Sachbearbeitung konzentriert sich anschließend vor allem auf das Reagieren auf Änderungen und die Freigabe von Zahlungen.
Müssen Mitarbeitende jeden Fall einzeln öffnen, wenn eine Einzahlung zu verbuchen ist? Können Verteilungen automatisiert und rückgängig gemacht werden?
Verteilungen können durch die Sachbearbeitung auch für mehrere Vorgänge gleichzeitig freigegeben werden. Die Verteilung erfolgt anschließend entsprechend des vorgesehenen Algorithmus. Verteilungen können korrigiert werden. Die Korrektur erfolgt anschließend automatisch.
Können alle Mitarbeitenden, die beurkunden, auch in das Sorge- und Urkundenregister schauen?
Der Zugriff auf das Sorge- und Urkundenregister kann über Rechte gesteuert werden.
Prozesse in NEO.beistand
Wie lassen sich Abläufe in Beistandschaft und Beurkundung klar strukturieren und gleichzeitig im Alltag entlasten?
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