Prosoz DMS-Connector
Revisionssicherheit von Anfang bis Ende.
Alle Vorteile auf einen Blick
PROSOZ Bau bleibt das führende
System für die Sachbearbeitung
Hohe Flexibilität durch umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten
Zukunftssicher durch Nutzung
eines etablierten Schnittstellen-Standards
Vollständige DMS-Anbindung für
Vorgänge, Objekte und Baulasten
Einheitliches DMS über alle
Fachverfahren von Prosoz hinweg
Revisionssichere Ablage aller
Dokumente gemäß gesetzlicher
Vorgaben
Reduzierter Betriebsaufwand
durch Betrieb als Windows-Dienst
Ablösung der bisherigen, technisch
eingeschränkten DMS-Schnittstelle
Sie möchten mehr über den Einsatz von Prosoz DMS-Connector erfahren?
Häufig gestellte Fragen zum DMS-Connector:
Wie wird mit Word- und PDF-Versionen eines Dokuments im DMS umgegangen?
Bei der Umwandlung eines Word-Dokuments in eine PDF-Datei entsteht eine neue Datei mit eigener ID. Das ursprüngliche Word-Dokument bleibt erhalten, damit es bei Bedarf weiterbearbeitet werden kann. Im Mediencenter wird es zur besseren Übersichtlichkeit ausgeblendet und kann über die Historie wieder eingeblendet werden. Da beide Dateien technisch eigenständig vorliegen, werden sie auch im DMS als separate Dokumente dargestellt.
Unterstützt der DMS-Connector eine bidirektionale Übertragung von Dokumenten, Medien und Metadaten?
Ja. Der DMS-Connector unterstützt eine bidirektionale Übertragung von Dokumenten, Medien und Metadaten. Im DMS bearbeitete oder signierte Dokumente sollen direkt nach Prosoz zurückübertragen werden können, ohne dass ein temporäres Zwischenspeichern erforderlich ist.
Kann der DMS-Connector auch in einem externen Rechenzentrum betrieben werden?
Beim cloudbasierten Betrieb muss der Installationsserver nicht lokal vor Ort betrieben werden. Er kann auch in einem externen Rechenzentrum bereitgestellt werden.
Welche Dokumentation und technischen Unterlagen stehen für den DMS-Connector zur Verfügung?
Für den DMS-Connector werden eine Dokumentation zur Installation und Konfiguration sowie eine Schnittstellenbeschreibung bereitgestellt. Die Installation erfolgt durch PROSOZ. Ein beispielhafter JSON-Aufbau kann auf Anfrage gerne übermittelt werden.
Ist der DMS-Connector auch für die Verarbeitung größerer Dateien ausgelegt?
Ja. Größere Dateien sollen mit dem DMS-Connector grundsätzlich verarbeitet werden können.
Ist die Aktenstruktur im DMS zweistufig oder dreistufig vorgesehen?
Die Aktenstruktur im DMS ist dreistufig vorgesehen.
Wo ist beschrieben, welche Metadaten über den DMS-Connector übertragen oder aktualisiert werden können?
Die unterstützten Metadaten werden in der Schnittstellenbeschreibung zum DMS-Connector beschrieben. Die entsprechenden Informationen können im Nachgang bereitgestellt werden.
Kann der DMS-Connector fachschalenübergreifend eingesetzt und nach Fachverfahren konfiguriert werden?
Ja. Der DMS-Connector ist fachschalenübergreifend vorgesehen und soll somit auch für ProUmwelt nutzbar sein. Gleichzeitig lässt er sich nach Fachverfahren konfigurieren, sodass zum Beispiel zunächst nur Daten aus ProBauG an das DMS übertragen werden.
Kann die Übertragung an das DMS erst nach Abschluss eines Vorgangs, zum Beispiel einer Baugenehmigung, erfolgen?
Nein. Eine spätere gebündelte Übertragung ist nicht vorgesehen. Das DMS soll direkt als Dokumentenspeicher genutzt werden, sodass dort stets die aktuellen Medien aus ProBauG vorliegen.
Wie funktioniert die Anbindung an DigEplan im Zusammenspiel mit dem DMS-Connector?
Die Anbindung an DigEplan wird über einen neuen Service funktionieren, der die Daten aus der entsprechenden Quelle holt. Wird bis dahin der DMS-Connector genutzt, kommuniziert der DigEplan-Service mit dem DMS-Connector.
Benötigt der DMS-Connector einen eigenen Windows Server oder kann er als Dienst auf einem bereits vorhandenen Server betrieben werden?
Für den DMS-Connector muss nicht zwingend ein eigener Server bereitgestellt werden. Der Betrieb kann auch auf einem bereits vorhandenen Server erfolgen.
Wie werden Dokumente und Metadaten aus Bauportalen wie Dalux im Zusammenspiel mit dem DMS-Connector verarbeitet?
Die Anbindung an Bauportale wie Dalux sowie Fragen zur EfA-Lösung betreffen zunächst den Bereich XBau beziehungsweise elan. Der DMS-Connector arbeitet mit dem Fachverfahren PROSOZ Bau. Dokumente aus Dalux müssen daher zunächst nach PROSOZ Bau übermittelt werden. Die Metadaten werden aus dem PROSOZ-Fachverfahren übergeben, bevor die Dokumente über den DMS-Connector an das DMS übertragen werden.
Kann konfiguriert werden, dass Word-Dokumente, aus denen PDF-Dokumente erzeugt wurden, nicht zusätzlich an das DMS übertragen werden?
Ja. Dies ist grundsätzlich möglich und kann im Rahmen der Konfiguration des DMS-Connectors berücksichtigt werden.
Welche Version wird für den Einsatz des DMS-Connectors benötigt: 32 Bit oder 64 Bit?
Für den Einsatz des DMS-Connectors wird grundsätzlich die 64-Bit-Variante empfohlen, da diese eine bessere Performance bietet.
Auf welcher technischen Grundlage erfolgt die Anbindung des DMS-Connectors und sind weitere Standards vorgesehen?
Der DMS-Connector basiert auf dem etablierten CMIS 1.1-Standard und ermöglicht damit eine standardisierte Anbindung kompatibler DMS-Systeme. Weitere Standards, zum Beispiel SOAP, können perspektivisch berücksichtigt werden.
Können Bearbeitungsbögen ebenfalls über den DMS-Connector im DMS abgelegt werden?
Es werden nur Medien, die sich in den Mediencentern befinden, ins DMS übertragen – das ist der Gedanke eines DMS. Sie können aber den Bearbeitungsbogen in ein PDF drucken und diesen ins Mediencenter ablegen. Hierfür gibt es in PROSOZ Bau eine entsprechende Funktion.
Kann der DMS-Connector auch auf Nicht-Windows-Betriebssystemen betrieben werden?
Der DMS-Connector kann auch auf Nicht-Windows-Betriebssystemen verwendet werden.
Kann die Schnittstellenbeschreibung inklusive der vorgesehenen Metadaten für d.velop bereitgestellt werden?
Eine Metadaten-Liste liegt bereits vor. In Einzelfällen können wir diese auf Anfrage bereitstellen.
Ist ein Wechsel auf den neuen DMS-Connector sinnvoll, wenn die bisherige DMS-Schnittstelle nicht erfolgreich eingerichtet werden konnte?
Ja. In einem solchen Fall ist der Wechsel auf den neuen DMS-Connector grundsätzlich sinnvoll.
Welche DMS-Systeme können über den DMS-Connector angebunden werden?
Der DMS-Connector nutzt den CMIS 1.1-Standard. Sofern ein DMS diesen Standard unterstützt, ist eine Anbindung grundsätzlich möglich. Die konkrete Anbindung an die jeweiligen DMS-Hersteller erfolgt schrittweise. Weitere technische Voraussetzungen und Rahmenbedingungen werden in der Schnittstellenbeschreibung beschrieben.
Wo sind die geplanten Veröffentlichungen der einzelnen DMS-Connectoren einsehbar?
Die geplanten Veröffentlichungen der einzelnen DMS-Connectoren sind unter dem Punkt „Support“ in der Roadmap auf meinProsoz einsehbar. meinProsoz ist unser Kundenportal, auf das unsere Kundinnen und Kunden Zugriff haben. Dort können aktuelle Planungen und weitere Informationen zu den jeweiligen Connectoren eingesehen werden.
Wie lange werden die bisherigen DMS-Schnittstellen noch unterstützt?
Die bisherigen DMS-Schnittstellen werden weiterhin so lange unterstützt, wie dies erforderlich ist.
Gibt es besondere Konditionen für Kunden, die bereits eine DMS-Schnittstelle im Einsatz haben?
Für Kunden, die bereits eine bisherige DMS-Schnittstelle im Einsatz haben, können besondere Konditionen gelten. Diese werden individuell geprüft, sodass keine allgemeingültige Aussage getroffen werden kann. Fordern Sie bei Interesse gerne ein individuelles Angebot an und weisen Sie dabei darauf hin, dass Sie bereits eine DMS-Schnittstelle einsetzen. Nutzen Sie hierfür gerne beim diese bauen-vertrieb@prosoz.de Mail Adresse.
Ist eine Umstellung auf den DMS-Connector auch möglich, wenn bereits eine DMS-Schnittstelle im Einsatz ist?
Ja, auch dafür gibt es Möglichkeiten. Der konkrete Umfang und das passende Vorgehen müssen individuell abgestimmt werden. Bitte wenden Sie sich hierfür an Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.
Wie erfolgt die Umstellung von einer bestehenden DMS-Schnittstelle auf den neuen DMS-Connector?
Die Umstellung auf den neuen DMS-Connector erfordert eine individuelle Abstimmung. In der Regel ist dafür ein kleines Umstellungsprojekt notwendig, in dem die bestehende Situation, die Anforderungen und das weitere Vorgehen gemeinsam geklärt werden.
Wie wird bei einer Neuinstallation ohne bisherige DMS-Schnittstelle mit bereits vorhandenen Dokumenten umgegangen?
Ziel ist es, vorhandene relevante Dokumente im Rahmen der Anbindung zu berücksichtigen. Welche Dokumente in das DMS übernommen beziehungsweise künftig über den DMS-Connector übergeben werden sollen, wird vorab gemeinsam abgestimmt. Dabei wird festgelegt, welche Inhalte in die Schnittstelle einbezogen werden.
Wer sollte in die Abstimmung zur Umstellung auf den DMS-Connector eingebunden werden?
In die Abstimmung sollten sowohl die jeweilige Fachbehörde beziehungsweise der Fachbereich als auch die IT eingebunden werden. So können fachliche Anforderungen, technische Rahmenbedingungen und das konkrete Vorgehen gemeinsam geklärt werden.
Wird für jedes Fachverfahren ein eigener DMS-Connector benötigt?
Nein. Für die angebundenen Fachverfahren wird nur ein DMS-Connector benötigt. Dieser gilt fachverfahrensübergreifend, zum Beispiel für ProBauG und ProUmwelt. Welche Fachverfahren zu welchem Zeitpunkt angebunden werden, wird im Rahmen der Konfiguration und Projektabstimmung festgelegt.
Wann erfolgt der Umstieg auf den neuen DMS-Connector?
Der Zeitpunkt für den Umstieg kann individuell geplant werden. Sie entscheiden, wann der passende Zeitpunkt für Ihre Umstellung ist. Die bisherigen DMS-Schnittstellen werden in einer Übergangszeit zunächst weiter gepflegt. Wir empfehlen jedoch, sich frühzeitig zur Umstellung abzustimmen.
Wird es eine Demo oder Präsentationsumgebung für den DMS-Connector geben?
Ja. Ab Version 26.5.0.0 ist eine Demo beziehungsweise Präsentationsumgebung vorgesehen, in der die Funktionalitäten des DMS-Connectors gezeigt werden können. Der konkrete Funktionsumfang hängt vom jeweiligen DMS-Anbieter und der entsprechenden Anbindung ab.