Die Herausforderung

Leistungen der Hilfe zum Lebensunterhalt, der Grundsicherung, des Asylbewerberleistungsgesetzes und Wohngeld können die Bürgerinnen und Bürger in ihrer ortsansässigen Gemeinde beantragen, während die Kreisverwaltung Ansprechpartner bei allen anderen Anliegen der sozialen Sicherung bleibt. In vielen Belangen kann der Landkreis Wesermarsch somit Hilfe auf sprichwörtlich „kurzem Wege“ anbieten und gleichzeitig übergeordnete Aufgaben zentral erledigen.

Nicht nur die räumliche Entfernung, sondern auch die stark unterschiedlichen Gemeindegrößen sprechen dafür. So leben in der kleinsten Gemeinde Jade nicht einmal 6.000 Einwohner, während in der Stadt Nordenham mehr als 26.000 Menschen zu Hause sind. Entsprechend unterschiedlich groß sind die „Sozialämter“. In Jade betreuen z. B. nur zwei zuständige Sach­bearbeiter die ortsansässigen Leistungsempfänger.

Die Lösung

Es ist nicht nur die Aufteilung der inhaltlichen Aufgaben, die im Landkreis Wesermarsch die tägliche Arbeit vereinfacht. Auch die IT – Infrastruktur hilft beim optimalen Einsatz der vor­handenen Mittel. Als der Kreis sein Fachverfahren 2016 auf OPEN/PROSOZ aktualisierte, entstand die Idee, eine gemein­same Datenbank zu nutzen. Der Aufwand für die Systembe­treuung verringerte sich spürbar, beispielsweise für Einstel­lungen und Parametrierungen. „Wir sind glücklich über zentrale Bescheide und Vordrucke. Anpassungen müssen dann nur ein­malig erledigt werden“, erklärt Daniel Ülsmann-Pohl, Leiter des Fachdienst Soziales, die Vorteile der zentralen Datenhaltung.

„Wir sind stark bemüht, gemeinsame Lösungen zu finden – organisatorisch und technisch“, unterstreicht der Fachdienstlei­ter das Ziel, durch Zusammenarbeit Arbeitsabläufe zu verbes­sern. Die Kooperation über die Gemeindegrenzen hinaus ist in der Organisation fest verankert. Stellvertreter der Gemeinden sind bei den regelmäßigen Teamsitzungen des Fachdienstes mit dabei; ebenso gibt es ein gemeinsames Entscheidungs­gremium mit den Städten und Gemeinden. Durch das Intranet sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im ganzen Kreisge­biet außerdem virtuell verbunden.

Die technische Betreuung durch die Kommunale Datenver­arbeitung Oldenburg (KDO) entlastet den Landkreis Weser­marsch zusätzlich. Denn in der Kreisverwaltung ist nur eine halbe Stelle für die Systemadministration vorgesehen. Im Zuge der „erweiterten Services“ übernimmt die KDO das Hosting und die Pflege der Datenbank. Auch das Einspielen und Testen der Updates, die technische Durchführung der Zahlläufe und die Erstellung aller gesetzlichen Statistiken gehört dazu.

Kontinuierliche Verbesserung

Gezielte Kooperation und gemeinsame Systempflege sind für die alltägliche Praxis eine große Hilfe. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kreises können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und die Leistungsberechtigten dort unterstützen, wo Hilfe notwendig ist.

Durch IT – Integration und zunehmende Digitalisierung will der Landkreis Wesermarsch seine Arbeitsabläufe weiter optimieren. So soll etwa die Einnahmeverwaltung auch bei Städten und Ge­meinden eingesetzt werden. Damit wären direkte Einbuchungen in den Haushalt des Kreises möglich. Ein weiteres Entwicklungs­feld ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das der Kreis bereits fest ins Auge gefasst hat.

Perspektivisch wird auch das Fallmanagement vollständig über OPEN/PROSOZ laufen, weil durch das Bundesteilhabegesetz die Anforderungen an die Hilfeplanung wachsen. „Mit Papier­akten kommt man nicht mehr weiter“, so Daniel Ülsmann-Pohl. Dieses Resümee dürfte für die meisten Bereiche der Sozial­verwaltung gelten. Der Landkreis Wesermarsch begegnet dieser Entwicklung mit einem konsequenten Einsatz digitaler Prozessunterstützung. Nicht nur innerhalb der eigenen Ver­waltung denkt der Kreis dabei grenzüberschreitend. Auch bei der Abrechnung mit sozialen Einrichtungen ist beispielsweise schon eine papierlose Variante sondiert worden.

Der Landkreis Wesermarsch zeigt, welche Möglichkeiten zu Prozessoptimierungen es für die tägliche Arbeit gibt. Dass die Kreisverwaltung ihre Städte- und Gemeinden aktiv dabei einbin­det, kommt allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, besonders aber den Bürgerinnen und Bürgern in der Wesermarsch zugute.

Fakten Landkreis Wesermarsch:

• ca. 90.000 Einwohner auf einer Fläche von 822 km²
• 9 Gemeinden, Verwaltungssitz in Brake (Unterweser)
• Fachdienst Soziales bearbeitet die Aufgaben des Kreises als örtlicher Sozialhilfeträger und Elterngeld, BaföG sowie Wohngeld
• Betreuung von ca. 3.400 Fällen im SGB XII und AsylbLG mit Auszahlung von Sozialleistungen in Höhe von ca. 3 Mio. Euro pro Monat
• Delegation der Aufgabenwahrnehmung für 3. und 4. Kapitel SGB XII, AsylbLG und Wohngeld an kreisangehörige Städte und Gemeinden

Einsatz von OPEN/PROSOZ

• Aufgabenwahrnehmung nach SGB XII und AsylbLG
• Insgesamt 60 Arbeitsplätze in der Kreisverwaltung und kreisangehörigen Städten und Gemeinden
• Übergreifende Datenhaltung für alle Standorte
• Hosting des Fachverfahrens über die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) mit erweiterten Services für Versionsupdates, globale Zahlläufe und Erstellung der gesetzlichen Pflichtstatistiken