Der Weg zum Ziel

Im Saalekreis hatte man sich für das Projekt sehr gut aufgestellt. Die Teammitglieder waren so gewählt, dass alle relevanten Bereiche vertreten waren: Das Fallmanagement, die Leistungsgewährung, die IT-Abteilung und das Controlling. Fachwissen und technisches Know-how ergänzten sich in allen Projektschritten als gleichberechtigte Partner. Von Beginn an teilten alle Bereiche ihr Fachwissen. Die Corona-Pandemie erforderte zudem neue Wege der Zusammenarbeit. Viele Termine mit dem Prosoz Berater fanden digital statt. „Das war überhaupt kein Nachteil“, erinnert sich Sascha Back, Berater von Prosoz. „Wir waren alle sehr fokussiert auf das Thema und immer extrem gut vorbereitet.“ Alle Beteiligten hatten ihre klaren Rollen, Ansprechpartner*innen und Verantwortliche waren eindeutig definiert.

„Ohne die Expert*innen aus den Fachbereichen hätten wir keine Chance gehabt“, ist sich Grit Gräfe, Projektleiterin und Digitalisierungsbeauftragte des Jobcenters Saalekreis, sicher. „Wir konnten alle Fragen zu den BA-Statistiken, zur Vermittlung oder der Leistungsgewährung direkt in den Runden des Projektteams klären.“ Schon vor Projektabschluss hat die Projektgruppe versucht, möglichst viele Nutzer*innen von PROSOZ KRISTALL mit der Software vertraut zu machen. Es gab Schulungen und frühzeitige Testphasen für alle zukünftigen Anwender*innen. „Das Verständnis für die Art und Weise, wie wir auswerten ist viel besser, wenn alle das Tool kennen“, so Grit Gräfe. „Wir hatten unseren Stresstest schon vor Projektabnahme.“

Einen zusätzlichen Service nutzt der Saalekreis, um die Software optimal und störungsfrei einzusetzen. Prosoz übernimmt für das Jobcenter im Saalekreis die administrative Betriebsunterstützung. Diese Leistung umfasst das Monitoring (Überwachung der Systeme), daraus resultierende Anpassungen im System, Versionsupdates von PROSOZ KRISTALL, Updates der darunterliegenden Software (Datenbank, Sicherheitspatches) und Fehlerbehebungen.

Die Lösung

Keine zusätzlichen Excel-Tabellen, keine parallelen SQL-Abfragen, kein Warten auf die Monatsauswertung mehr – nur noch eine Software, die alle Auswertungen tagesaktuell abbildet und alle Fragen an das Controlling beantwortet. Durch die vorgeschaltete Einführung des Status-Assistenten sind einige interne Auswertungen überflüssig geworden.

Die Einführung des BI-Tools ist eines der vielen Digitalisierungsprojekte, die derzeit im Saalekreis gestartet bzw. schon umgesetzt werden. Ziel ist es, die zeitaufwendigen und fehleranfälligen Auswertungen zu vereinfachen. Dadurch entstehen Freiräume für eine noch bessere Steuerung der Verwaltung und für weitere Projekte zur digitalen Transformation.

Nächste Schritte

Das KRISTALL-Team trifft sich auch nach Projektabschluss regelmäßig – intern und auch mit Prosoz-Berater Sascha Back. Die Anforderungen an das Controlling wachsen mit den Möglichkeiten von PROSOZ KRISTALL. Die Nutzung eines DMS führt automatisch zu neuen Fragen in Sachen Steuerung und Controlling. Die Einführung einer neuen Haushaltssoftware generiert ebenfalls weitere Aufträge an das Projektteam. „Wir haben uns weitere Beratungstage eingekauft, um offene Fragen zu thematisieren und weitere, sehr komplexe Analysen zu implementieren“, beschreibt Grit Gräfe die nächsten Schritte.

Für Digitalisierungsprojekte wirkt Corona wie ein Brandbeschleuniger. Der digitale Krankenschein, das Corona-Kindergeld, die digitale Steuer-ID – die Liste der Herausforderungen wird nicht kürzer. Im Saalekreis stehen hierfür zusätzliche Mittel bereit und das Projektteam hat bewiesen, dass das Jobcenter für neue (Digitalisierungs-)Themen gut aufgestellt ist.

Fakten Saalekreis

Der Saalekreis liegt in Sachsen-Anhalt und zählt rund 180.000 Einwohner*innen. 15 Städte und Gemeinden umschließen gleich einem Ring die kreisfreie Stadt Halle (Saale); darunter die Goethe-Stadt Bad Lauchstädt oder der Chemie-Standort Leuna. Um den Ausbau der digitalen Verwaltung voranzutreiben, hat sich der Saalekreis beim bundesweiten Pilotprojekt zur Entwicklung und Etablierung von Open Government Maßnahmen beworben und ist nun eine von neun Modellkommunen. In regionalen Digitalisierungszentren sollen Ressourcen der Verwaltung, Wirtschaft und Wissenschaft zur Erarbeitung und erfolgreichen Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie der Zivilgesellschaft in der Region des südlichen Sachsen-Anhalts gebündelt werden.