Die Herausforderung

Projektleiter Tom Saathoff und sein EDV-Team hatten es mit gleich zwei Herausforderungen zu tun. Zum einen war die Aufstellung eines Qualifizierungsplans für die Kolleg*innen des Allgemeinen Sozialen Dienstes eine besonders anspruchsvolle Aufgabe. Denn die insgesamt sieben Sozialraum-Teams sind dezentral im Landkreis organisiert und Saathoff musste nicht nur auf lange Anfahrtswege, sondern auch auf bestehende Team-Termine Rücksicht nehmen. Zum anderen hatte sich der Fachinformatiker für Systemintegration ein festes Zeitfenster für die Einführung der Relaunch-Version vorgegeben. „Wir wollten einen Paralleleinsatz von Echt- und Testbetrieb unbedingt vermeiden“.

Der Weg zum Ziel

Der Landkreis Diepholz hat sich für eine Multiplikatoren-Schulung entschieden. Daher wurden daher zunächst die vier EDV-Experten durch Prosoz qualifiziert. Kurze Zeit später gaben die Systemverantwortlichen ihr Wissen dann bereits an die eigenen Kolleg*innen aus den unterschiedlichen Fachabteilungen weiter.

Den Anfang machten fünf Schulungsgruppen mit je zehn Kolleg*innen aus den Sozialraum-Teams. In der zweiten Qualifizierungswoche waren dann die Kolleg*innen mit den fachlichen Schwerpunkten Pflegekinderhilfe und Früherkennungsmodul an der Reihe. „Auch krankheitsbedingte Nachschulungen wurden schnellstmöglich terminiert und durchgeführt“, so Tom Saathoff im Gespräch. Insgesamt wurden 70 Mitarbeiter*innen in einer Zeit von zwei Wochen geschult.

Die Qualifizierungsunterlagen sind passgenau auf die Prozesse im Landkreis Diepholz abgestimmt worden und stehen seitdem den Mitarbeiter*innen im Fachdienst zur Verfügung. Doch nicht nur die Sachbearbeiter*innen waren am Ende sicher in den Anwendungen der Relaunch-Version, auch Tom Saathoff fühlte sich durch die engmaschige Betreuung gut abgesichert.

„Ich hatte jederzeit das Gefühl, in Herten kümmert sich jemand um meine Anforderungen“, beschreibt Saathoff die Betreuung durch Prosoz in der Einführungsphase. In täglichen Status-Gesprächen wurden gemeinsam offene und erledigte Punkte dokumentiert. Ein gutes Beispiel für die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Kunde und Softwarehaus.

Gemeinsam stark

Das Wichtigste bei der Einführung einer neuen Software ist die aktive Rolle der Fachdienstleitung. Verena Schwartz, stellvertretende Fachdienstleiterin, betont die aktive Rolle von Führungskräften bei IT-Projekten. „Nur wenn Leitung dahintersteht, kann man intern den notwendigen Druck aufbauen, den es für eine stringente Durchführung braucht“ so Schwartz. Verena Schwartz ist sich ihrer Verantwortung bewusst und ihr ist wichtig, dass sich jeder Mitarbeitende bei der Einführung der Relaunch-Version wertgeschätzt und mitgenommen fühlt.

Die interne OPEN/WebFM– Arbeitsgruppe legt in Regelmeetings je nach Projektphase den Fokus auf die ein oder andere Fachabteilung, so dass eine 360° Sicht auf Prozesse sichergestellt wird. Verena Schwartz ist den Mitarbeiter*innen eine zuverlässige Ansprechpartnerin. Fachlich steht die Diplom-Sozialpädagogin bei der Bearbeitung von Teil- und Kernprozessen beratend zur Seite. Technisch verweist sie gerne an die kompetente Doppelspitze im Projekt, Tom Saathoff. „Die Mitarbeiter*innen in der EDV werden hier von den Kolleg*innen sehr wertgeschätzt“, resümiert Schwartz. Der Austausch untereinander sei freundlich, hilfsbereit und respektvoll.

Insgesamt kommen die Anwender*innen mit der Relaunch-Version sehr gut zurecht. Die Ergonomie der Eingabemasken ist mehrheitlich als „intuitiv zu bedienen“ bewertet worden.

Ein weiterer Vorteil und auch gleichzeitig der größte Wunsch der Anwender*innen ist die deutlich verbesserte Performance gewesen. Gerade mit Blick auf die Arbeit in der Prozesssteuerung freuen sich die User nun über eine leistungsstarke Software.

Ideenwerkstatt Diepholz

Stillstand scheint es im Landkreis Diepholz nicht zu geben. Neben den engagierten Projektarbeiten im Bereich der Prozesssteuerung und der Personalbemessung, hat das Team von Verena Schwartz die definierten Arbeitsweisen und Kernprozesse in einem Handbuch niedergeschrieben. Das Handbuch dient allen Anwender*innen als Nachschlagewerk und ist besonders für neue Kolleg*innen eine übersichtliche Hilfe zum Start ins Fachverfahren. Auf einer eigens gestalteten DIN A3 großen Schreibtischunterlage werden den Anwender*innen die wichtigsten Arbeitsschritte mit OPEN/WebFM sogar in komprimierter Form erklärt. Hier lässt sich zum Beispiel nachlesen, wie eine Fallanlage zu bearbeiten ist oder welche Hilfeart in welchem Kernprozess abgebildet wird. Ein echter „work-hack“ made in Diepholz. Neben der individuell angepassten Schulungsunterlage, hat EDV-Projektleiter Tom Saathoff zur Qualitätsunterstützung auch noch ein digitales FAQ für alle Anwender*innen zur Relaunch-Version bereitgestellt.

Fakten
Landkreis Diepholz
Der Landkreis Diepholz hat eine Fläche von 1.988 km2 und liegt im Zentrum von Niedersachsen. Er erstreckt sich von Bremen etwa 70 Kilometer nach Süden bis zur Landesgrenze Nordrhein-Westfalens.

Anzahl der Mitarbeitenden, die Zugriff auf OPEN/WebFM haben:
70 Mitarbeiter*innen

Fachamt
Insgesamt arbeiten im Fachamt 152 Mitarbeiter*innen

Auftrag an Prosoz Herten
Einführung von OPEN/WebFM-Relaunch durch Multiplikatoren-Schulung